🗄️ Curso Básico de Microsoft Access

Lección 1: Introducción a Access

¿Qué es Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales que permite almacenar, organizar y gestionar grandes cantidades de información de manera eficiente. Es parte del paquete Microsoft Office y es ideal para crear aplicaciones de base de datos para pequeñas y medianas empresas.

Conceptos Fundamentales

• Base de datos: Un archivo de Access se llama base de datos y tiene extensión .accdb o .mdb. Contiene todos los objetos relacionados con los datos.
• Tablas: Las tablas almacenan los datos en filas (registros) y columnas (campos). Son el componente fundamental de una base de datos.
• Registros: Cada fila en una tabla representa un registro, que contiene información sobre un elemento específico (ej: un cliente, un producto).
• Campos: Cada columna en una tabla es un campo que almacena un tipo específico de información (ej: nombre, fecha, precio).

Interfaz de Access

• Cinta de opciones: Contiene todas las herramientas organizadas en pestañas (Inicio, Crear, Datos externos, etc.)
• Panel de navegación: Muestra todos los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).
• Vista de diseño: Permite crear y modificar la estructura de tablas, consultas y otros objetos.
• Vista de hoja de datos: Muestra los datos en formato de tabla, similar a Excel.

Objetos de Access

• Tablas: Almacenan los datos de forma estructurada.
• Consultas: Permiten buscar, filtrar y analizar datos de las tablas.
• Formularios: Interfaz amigable para ingresar y visualizar datos.
• Informes: Presentan los datos de manera profesional para imprimir o compartir.
• Macros y módulos: Automatizan tareas y añaden funcionalidad personalizada.

Lección 2: Crear y Diseñar Tablas

Crear una Nueva Tabla

• Desde cero: Crear → Tabla. Define campos y tipos de datos manualmente.
• Plantillas: Usar plantillas predefinidas para casos comunes.
• Importar datos: Importar desde Excel, CSV u otras fuentes.

Tipos de Datos

• Texto: Para nombres, direcciones, descripciones (hasta 255 caracteres).
• Número: Para valores numéricos (enteros, decimales).
• Fecha/Hora: Para fechas y horas con formato automático.
• Moneda: Para valores monetarios con formato de moneda.
• Sí/No: Para campos booleanos (verdadero/falso).
• Memo: Para texto largo (hasta 65,535 caracteres).

Propiedades de Campos

• Tamaño del campo: Limitar la longitud de texto o precisión numérica.
• Formato: Definir cómo se muestra el dato (fecha, moneda, etc.).
• Valor predeterminado: Valor que se asigna automáticamente al crear un registro.
• Regla de validación: Establecer condiciones que deben cumplir los datos.
• Requerido: Hacer que un campo sea obligatorio.

Lección 3: Consultas y Filtros

Crear Consultas

• Consulta de selección: Extrae y muestra datos de una o más tablas.
• Vista de diseño: Crear consultas visualmente arrastrando campos.
• SQL: Escribir consultas directamente en lenguaje SQL.

Criterios de Búsqueda

• Igual (=): Buscar valores exactos.
• Mayor que (>): Valores superiores a un número.
• Menor que (<): Valores inferiores a un número.
• Entre: Rango de valores.
• Como (LIKE): Búsqueda de patrones con comodines (*, ?).

Filtros

• Filtro por selección: Filtrar datos basándose en un valor seleccionado.
• Filtro por formulario: Crear filtros más complejos con múltiples condiciones.
• Filtro avanzado: Combinar múltiples criterios.

Lección 4: Formularios e Informes

Formularios

• Crear formulario: Crear → Formulario. Interfaz visual para ingresar datos.
• Formulario en blanco: Diseñar desde cero con total control.
• Asistente de formularios: Guía paso a paso para crear formularios.
• Controles: Agregar cuadros de texto, botones, listas desplegables, etc.

Informes

• Crear informe: Crear → Informe. Presentar datos de forma profesional.
• Diseño de informes: Organizar datos con encabezados, detalles y pies de página.
• Agrupación: Organizar datos por categorías o grupos.
• Totales y cálculos: Agregar sumas, promedios y otros cálculos.

Mejores Prácticas

• Planifica la estructura de tu base de datos antes de crear tablas.
• Usa nombres descriptivos para campos y tablas.
• Establece relaciones entre tablas para mantener la integridad de los datos.
• Usa consultas para analizar datos en lugar de modificar tablas directamente.
• Haz copias de seguridad regulares de tu base de datos.